Un programa de mantenimiento preventivo

El control interno: Un programa de mantenimiento preventivo

Uno lee sobre esto en todos los periódicos en todas las ciudades en todo el país: Algunos tenedor de libros, de confianza por parte del propietario de una pequeña empresa, malversa miles de dólares. Si el robo no pone propietario del negocio, sin duda causa un gran dolor de cabeza.

La razón nos enteramos de estos casos con tanta frecuencia es que, en una pequeña empresa, sólo puede ser el propietario y un tenedor de libros. El dueño no le gusta hacer los libros, no las entiendo, y depende de esta persona para cuidar de las cosas. El tenedor de libros, que suele tener dificultades financieras personales, toma una pequeña cantidad de dinero con la intención de devolver el dinero. Nadie parece darse cuenta, por lo que más se toma. Durante un período de tiempo, comienza a montar hasta un montón de dinero.

Aquí es donde el concepto de "control interno" entra en juego lo esencial, cada negocio debe tener, en algún nivel, un sistema de control interno para proteger contra las pérdidas, tanto intencionales y no intencionales. Esto se debe a "control interno" sistemas: 1) proteger los activos de caja y otros, 2) promover la eficiencia en el procesamiento de transacciones, y 3) asegurar la confiabilidad de los registros financieros. Un sistema de control interno consiste principalmente de las políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable de que estos tres objetivos se lograrán. El tamaño y la complejidad de la empresa determinará el alcance del sistema de control interno.

Independientemente de su tamaño, uno de los aspectos más importantes de un sistema de control interno es el concepto de separación de funciones. La separación de funciones hace que sea más difícil para el robo y los errores que pasan desapercibidos. Es muy raro que dos empleados de "connivencia" con el fin de robar a la compañía.

Trabajé como un auditor interno para una cadena de periódicos por tres años. Mi trabajo consistía en caminar a las oficinas del periódico sin previo aviso e ir directamente a las cajas de efectivo, contarlos, y verificar los ingresos. Uno de mis pasos de auditoría más importante era asegurarse de que los procedimientos de control interno en su lugar y funcionando correctamente. Aquí están algunas sugerencias para los procedimientos de control interno en cuanto al manejo de dinero en efectivo:

- Permitir que sólo determinadas personas designadas para manejar dinero en efectivo.

- Dar la responsabilidad de la contabilidad a una persona que no maneja dinero en efectivo.

- Utilice los recibos numerados para documentar todos los pagos.

- Hacer todos los depósitos bancarios con prontitud.

- La persona que prepara la conciliación bancaria debe ser diferente al manejo de dinero una.

- Si es posible, la persona que hace el depósito bancario debe ser diferente que el que maneja el dinero y el que prepara la conciliación bancaria.

- Hacer depósitos intacto, sin montos utilizados para pagar los gastos.

- Tenga dinero en efectivo y cheques en un cajón cerrado con llave o caja registradora.

- Desde cajas nunca será del 100 orrect todo el tiempo, establecer un nivel de tolerancia para excesos y carencias para determinar el punto en que las medidas correctivas se activará.

- Hacer todos los pagos con cheque, con excepción de una mínima cantidad con cargo a caja chica.

- Asegúrese de que todos los pagos se relaciona con un documento en papel, como un bono, para asegurarse de que existe un rastro de papel para todos los desembolsos.

- Llevar a cabo recuentos de sorpresa al azar de la caja chica y los cajones de efectivo.

- Inventario de Conde y otros activos con frecuencia y comparar con los libros de la compañía.

Un sistema de control interno establecido ya en una medida preventiva es más eficiente que se establece un sistema de corrección en reacción a una pérdida. Si así sucede, que no es sólo usted y el tenedor de libros en su pequeño negocio, usted necesita aprender cómo hacer algunas de las tareas de contabilidad para que pueda comprobar in situ el trabajo del tenedor de libros. Eso, en sí mismo, es una excelente medida preventiva.