9 Les stratégies pour la rédaction des comptes créditeurs procédures

Jusqu'à présent, dans l'inventaire et les comptes débiteurs, nous avons trouvé 250.000 $ chacune des économies de trésorerie. Ensuite, nous avons trouvé un autre 250K en ventes et marketing. Et oui, maintenant, des comptes créditeurs est le processus final dans le cycle de cash à cash - et aussi la dernière tranche de 250.000.

Le cycle des espèces est sans doute le processus le plus important d'optimiser pour toute entreprise - à partir de laquelle vous dépensez votre argent quand vous obtenir de l'argent.

Faisant le tour de trésorerie au cycle de trésorerie

So let's lier ce retour aux comptes à payer - l'événement qui paie pour la responsabilité encourue par l'achat, qui est pour l'inventaire requis par la fabrication pour satisfaire la demande. Générer des ventes à cette demande qui crée les comptes à recevoir, qui est converti en argent. Et maintenant, nous avons bouclé la boucle et a terminé la discussion sur les espèces à cycle de trésorerie.

Augmentant la vitesse du processus de comptes fournisseurs

Vos comptes à payer est un peu différent que les autres procédés que nous avons examinés jusqu'à présent. Les trois premiers procédés, nous avons examiné les processus représentés où l'accent était mis sur la réduction de la taille des actifs (stocks ou les comptes) ou de dépenses (marketing) et en augmentant la vitesse ou de temps de cycle. Mais dans les comptes créditeurs nous nous concentrons sur l'augmentation de la taille de l'actif, tout en maintenant une solide cote de crédit - et en augmentant la vitesse du processus.

Maintenant, regardons comment trouver 250.000 $ dans les comptes d'épargne à payer. Si votre organisation a 500.000 $ dans les comptes à payer chaque mois, alors STOP! Nous pouvons trouver 250.000 $ d'économies d'ici. Lorsque, demandez-vous? dettes en augmentation de 25% va produire 125.000 $ en espèces plus de 125.000 $ l'automatisation des tâches, prendre plus de rabais, et la gestion du processus de meilleure qualité.

Étude de cas de services aux entreprises procédures

Une organisation avec 600.000 $ en dettes mensuelles besoin d'aide. Nous avons examiné leurs dettes processus pour comprendre et quantifier workflow, le traitement du papier et des problèmes de crédit. Ensuite, nous avons conçu et mis en œuvre un processus visant à accroître leur utilisation des comptes créditeurs et des remises, améliorer leur efficacité du cycle de dettes, et l'attacher à leur pouvoir d'achat et les cycles de recevoir. Nous avons ensuite réinvestis 50.000 $ dans une Enterprise Resource Planning (ERP) pour automatiser certains processus qui ne sont pas automatisés déjà.

Les mesures que nous avons développé réduit leurs achats et charges à payer de 25% et accru leur efficacité de 50% à 75% dans les 2 mois de mise en œuvre des nouvelles procédures. Avec ces nouveaux processus et des rapports, l'entreprise suit maintenant l'efficacité du cycle des créditeurs et dettes moyenne jours, plutôt que les bons du tout payé à temps ou le solde, que la mesure de leur efficacité dettes. Le résultat: une somme supplémentaire de 300.000 en numéraire et une augmentation de 50% dans la capacité des processus (capacité).

Mais comment?

Méthodes de conception Votre Nouvelles Comptes créditeurs et procédures comptables

• éliminer le papier. Les seuls coûts très importants pour tout achat et service à payer est le papier, y compris: les bons de commande, bon de commande de suivi, les petits achats de dollars, suivi des livraisons et les recettes, et le paiement des fournisseurs. Utilisant la dématérialisation des factures, basée sur le Web avec le fournisseur d'auto-entretien, fichiers de fournisseurs centralisé, flux de production automatisés pour les factures électroniques ou imprimés (voir ci-dessous ERP), et les méthodes de paiement, tels que les cartes de crédit aux entreprises, Electronic Data Interchange (EDI) et de transfert électronique de fonds ( EFT), peut réduire les coûts de manutention de papier jusqu'à 90%.

• Intégrer les systèmes ERP. Enterprise Resource Planning (ERP) automatise les fonctions d'achat et dettes, ce qui permet à une entreprise pour obtenir plus de travail avec moins de personnel. En outre, les applications électroniques rapprochement des factures de gagner du temps à récupérer de la paperasserie. Il est estimé qu'un système ERP peut sauver chaque année une organisation de 300 $ par million de ventes.

• Conditions de paiement augmentent. Négocier les modalités de paiement basé sur la réception des marchandises ou la facture. Cela peut ajouter une semaine ou plus à vos termes, qui peut être de 25% des modalités de 30 jours. Utiliser l'EFT pour juste à temps les paiements afin de maximiser les termes que vous dettes et en minimisant l'impact sur votre crédit.

• Prendre Réduction de paiement. Si vous avez trouvé 2% / 10 net 30 termes, alors envisager de la faire. Cela signifie que vous sont offerts un escompte de 2% si vous payez dans les 10 jours, au lieu des 30 conditions normales du jour. Cela se traduit par un rendement de 18% de votre capital, et pour de nombreuses organisations il s'agit d'un bon retour sur votre investissement.

Achats • Examen. L'achat est un processus continu qui exige un examen continu. Pensez: les frais de transport, les frais accéléré, les pénalités de lots irréguliers, la nouvelle tarification, nouveaux produits, la consolidation des fournisseurs, de nouveaux fournisseurs ou de groupes d'achat, conditions de paiement, et plus encore. Communiquer avec vos fournisseurs pour améliorer le processus. Et examiner et de surveiller tout pour tenir compte des changements dans votre environnement.

• Communiquer avec les fournisseurs. Communiquer avec vos fournisseurs pour améliorer le processus. Demander aux fournisseurs de soumettre leurs factures par voie électronique. Cela vous gagner du temps, les ressources et les pertes dues au gaspillage.

• d'éliminer les conflits. Litiges avec vos fournisseurs sont généralement le résultat d'un problème avec votre achat / réception processus. Lorsque des différends surviennent, revoir vos procédures d'achat afin de s'assurer qu'ils produisent les mesures exactes et que vous n'êtes pas obligés de payer pour vos erreurs.

• réduire les erreurs. Trop-payés, les paiements effectués aux fournisseurs tort, fausses factures, ou encore les retards de paiement représentent un problème commun pour dettes. L'augmentation de votre accent sur le contrôle d'erreur, ainsi que des procédures écrites et des audits, peut réduire considérablement ces erreurs.

• Former le personnel. Indiquez votre personnel des comptes fournisseurs avec une formation formelle régulière. Cela leur bras avec une meilleure connaissance des fraudes, les compétences de négociation, et une compréhension de l'économie de dettes - qui se traduira par une efficacité accrue.

Politiques et procédures comptables pour l'argent en banque

Dans les dernières semaines, nous avons montré que vous quatre parties de vos états financiers qui contribuent chacun pour 250 000 $ d'économies de trésorerie. Le dernier obstacle a été la comptabilité fournisseurs, et nous avons navigué à travers elle. Et maintenant, nous avons traversé notre objectif final: 1.000.000 $!

Le temps était - et reste - la clé. Tout ce que vous avez à faire est-il propre. Et, rappelez-vous, la semaine prochaine, nous mettrons ensemble de chacun des quatre éléments de la trésorerie au cycle de trésorerie, et de voir comment elle affecte les fonds de roulement de votre entreprise.



A propos de l'auteur:
Chris Anderson est actuellement le directeur général de Bizmanualz, Inc et co-auteur de manuels de politiques et procédures, la mise en production, processus de conception et de mise en œuvre pour augmenter les performances.